Samedi 4 Juillet, 2020

COVID-19: Un guide de stratégies de télétravail pour les entreprises

COVID-19: Un guide des stratégies de télétravail pour les entreprises

COVID-19: Un guide des stratégies de télétravail pour les entreprises

Par Kandyss Trancoso

Le coronavirus (COVID-19) a commencé à avoir un impact sur la dynamique des affaires. Cette situation oblige les entreprises du monde entier à repenser la façon dont elles travaillent. Pour beaucoup, cela inclut un pivot rapide vers le travail à distance - une stratégie qui peut aider à garder les entreprises sur la bonne voie, peu importe ce qui se passe sur le terrain.

Défis rencontrés lors de la création de stratégies de travail à distance:

1. Comment maintenez-vous la communication et le sens de la connexion?
2. Comment soutenez-vous les travailleurs qui se sentent isolés et exclus?
3. Comment choisissez-vous la technologie qui favorise, plutôt que gêne, la collaboration et l'innovation?
4. Comment faites-vous avancer les affaires?

Cinq éléments clés que votre stratégie de main-d'œuvre à distante devrait aborder

Adopter une perspective d'abord à distance signifie examiner tous les aspects de votre entreprise en supposant que n'importe qui peut être distant à tout moment, qu'il s'agisse d'un employé s'occupant d'un membre de la famille ou d'un professionnel indépendant dont les compétences sont mises à profit de manière provisoire.

1. À qui s'applique votre politique de travail à distance?

Certains types de travaux conviennent mieux aux équipes réparties que d'autres. Par exemple, vous pouvez avoir
besoin de:
● Ajuster les priorités de l'équipe ou de l'organisation pour le trimestre;
● Inclure des protocoles pour toute personne pouvant avoir besoin d'accéder au bureau en cas d'arrêt;
● Acheter de nouveaux équipements pour garder les projets sur la bonne voie.

2. Comment les gestionnaires devraient-ils fixer les objectifs et les attentes?

Le travail à distance peut signifier un changement dans la façon dont vous mesurez les performances. Dans un bureau, il est facile de confondre le temps passé au travail et les résultats. Cependant, lorsque les équipes sont réparties, la valeur est largement tirée par les performances par rapport au temps de face.

Un environnement de travail uniquement axé sur les résultats met l'accent sur ce que fait une personne, et non sur la façon / quand / où elle le fait. Cela permet aux travailleurs de faire avancer les choses à leurs propres conditions, mais cela encourage également la responsabilisation: l'échec à livrer remet en question leur valeur pour l'organisation.

3. Comment les données seront-elles protégées?

Les travailleurs doivent avoir accès à l'information pour faire avancer les choses et maintenir les flux de travail. Mais comment protégez-vous les données de votre organisation lorsque vous avez un calendrier serré pour mettre en place une solution? Tout d'abord, n'oubliez pas que toutes les données ne sont pas égales: hiérarchisez ce qui est nécessaire maintenant. Ensuite, classez les informations par niveau de sécurité. Il appartiendra généralement à l'une des cinq catégories: sensible, confidentiel, privé, propriétaire ou public.

Une fois que vous avez défini vos besoins en données, les systèmes déjà en place et toutes les données critiques, envisagez des mesures de sécurité pouvant être mises en œuvre rapidement, comme un réseau privé virtuel (VPN), ainsi qu'à plus long terme.

4. Les travailleurs ont-ils les outils et l'espace nécessaires pour faire avancer les choses?

D'un point de vue pratique, vos employés peuvent ne pas être équipés pour travailler efficacement à domicile. Voici quelques questions à considérer:

Les employés qui ont besoin d'un ordinateur y ont-ils accès?

Il existe plusieurs façons de configurer les travailleurs, mais pour une solution plus immédiate, considérez ces idées:

Mettre en place une politique pour couvrir l'utilisation des appareils personnels pour le travail, en particulier, pour établir les attentes en matière de sécurité et de sûreté.

Équipez les équipes d'ordinateurs portables ou d'appareils mobiles au travail, ou mettez à disposition du matériel pour le prêt.

Les employés ont-ils un lieu de travail?

Les travailleurs peuvent ne pas avoir accès à un espace de travail idéal en dehors du bureau, surtout s'ils sont fréquemment en réunion ou au téléphone. Encouragez les gestionnaires à trouver des solutions créatives pour leurs équipes, telles que des horaires de travail flexibles, des espaces de travail alternatifs ou des priorités ajustées pour le trimestre.

5. Comment les équipes réparties resteront-elles en contact?

Une collaboration efficace pour une équipe répartie sur plusieurs sites repose sur une bonne communication. Comme solution immédiate:

Identifiez comment les équipes resteront connectées et définiront les attentes. Un passage soudain à la communication asynchrone peut être troublant pour quiconque est habitué aux interactions en temps réel et en personne. Comment obtiendront-ils les informations dont ils ont besoin lorsqu'ils en ont besoin? Fixez des attentes pour aider à maintenir les réponses opportunes et prévisibles.
 
Créez des opportunités de connexion. Trouvez des moyens pour votre organisation de rester connectée, de partager ses expériences et de célébrer même de petites victoires. Par exemple, des vidéoconférences pour des annonces importantes et des mises à jour régulières; ceux-ci peuvent être enregistrés et partagés plus tard pour toute personne incapable de se joindre en temps réel.
 
Faites attention aux canaux de communication de l'équipe et restez engagé. Dans le meilleur des cas, une bonne communication signifie clarifier et ajuster les messages selon les besoins pour éviter les malentendus. Dans une situation dynamique, il est encore plus important que les managers répondent aux questions, corrigent les rumeurs et écoutent.

Choisissez des outils faciles d'accès et fiables avec une courbe d'apprentissage minimale. À court terme, les plateformes telles que WhatsApp, Skype, Zoom et Google Hangouts sont largement utilisées. À plus long terme, utilisez une plate-forme complète dans toute votre organisation, telle que Slack, G Suite ou Jira Atlassi.

Encouragez les équipes à ne pas remettre les choses à plus tard lorsqu'elles sont de retour au bureau. Les délais sont imprévisibles, donc l'adaptation aux nouvelles circonstances, quelles qu'elles soient, est essentielle pour atteindre les objectifs.

Comment gérer votre équipe à distance

Lorsque la dynamique de l'équipe est forcée de s'adapter à la volée, des erreurs sont inévitables. Soyez patient avec vous-même et votre équipe. Pour réussir, les équipes réparties ont besoin de confiance: elles doivent savoir que chaque personne sait comment faire le travail, qu’elles sont responsables les unes envers les autres et qu’elles font de leur mieux dans des circonstances incertaines. Tenez compte de ces conseils pour aider votre équipe à progresser:

● Soyez disponible. La communication est essentielle au succès de votre équipe, et cela comprend la création d'espace si quelqu'un a besoin de parler. Parfois, les gens ont juste besoin de se sentir entendus, qu'ils aient un conflit avec un collègue, qu'ils aient du mal à travailler seuls ou qu'ils soient inquiets des nouvelles de leur communauté.
 
● Créez un sentiment de communauté. Le travail à domicile peut être isolant, ce qui peut avoir un impact sur le bien-être et la productivité. Trouvez des moyens pour que votre équipe reste connectée régulièrement. Une «pause-café» quotidienne peut donner à chacun une chance de rattraper son retard et de parler de sa journée. Une réunion d'équipe hebdomadaire peut aider tout le monde à partager ses succès et à rester au courant.
 
● Utilisez les appels vidéo pour garder votre équipe engagée. Les réunions ont des dynamiques différentes lorsque vous n'êtes pas assis autour de la même table. Faites circuler un agenda à l'avance afin que votre équipe puisse être préparée, et faites appel à chaque personne pour que chacun ait la possibilité de s'exprimer. Arrêtez-vous fréquemment pour laisser de la place aux questions qui pourraient se poser.

● Communiquez encore et encore. Surtout pendant que tout le monde s’adapte aux nouvelles modalités de travail, partagez fréquemment, qu’il s’agisse des mises à jour de l’équipe de direction ou d’un rapport d’avancement sur les projets en cours.
 
● Établissez des attentes, des rôles et des responsabilités clairs. Réduisez les efforts en double et la communication croisée en définissant les rôles et responsabilités individuels. Par exemple, vous pourriez être le seul à avoir accès à distance à des informations clients sensibles; une autre personne peut communiquer avec le service informatique pour résoudre les problèmes techniques.

Dans l'ensemble, le changement au milieu d'une crise n'est jamais facile, en particulier celui comme le coronavirus, qui frappe aussi durement les marchés mondiaux que la vie autour de nos tables de cuisine. Mais vous pouvez utiliser des stratégies pour répondre efficacement et continuer à atteindre vos objectifs commerciaux.

Kandyss Trancos

Auteur

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